• Larissa Koch

Check-In - Eine tolle Idee insbesondere auch für verteilte Meetings


Wie können wir gemeinsam gut in Meetings starten & die persönliche Ebene einladen, um später Störungen und Missverständnisse zu vermeiden?

Ihr habt es vielleicht schon mal erlebt - mit uns von V&T oder in anderen Meetings, vielleicht ist es aber auch ein neuer Gedanke: Ein Check-in zu Beginn eines Meetings und damit verbunden die Frage „Wie bin ich gerade hier?! Was treibt mich gerade um? Wie geht es mir?“ Im Folgenden wollen wir für Euch beleuchten, wozu es dienen kann, der persönlichen Ebene auch im beruflichen Kontext immer wieder bewusst Raum zu geben und was hinter so einem Check-In steckt.

Sich dafür zu interessieren, wie es meinem Gegenüber gerade geht, das ist im professionellen Kontext keine Selbstverständlichkeit. Vielmehr sind wir oft getrimmt, „professionelle Distanz“ zu wahren und unsere „persönlichen Befindlichkeiten“ zu Hause zu lassen. So zumindest jahrelang das Credo in vielen Unternehmen.

Aber dieses Credo wird von immer mehr Menschen in Frage gestellt ... Nicht zuletzt, weil sich zeigt, dass auch emotionale Belange und die Beziehungsebene in Unternehmen, wo Menschen zusammenarbeiten, eine wichtige Rolle spielen. Werden diese ignoriert, entstehen Reibungsverluste und Konflikte, die Unternehmen mehr kosten, als sie ihnen durch vermeintliche Zeitersparnisse durch den „Fokus auf die Sache“ einbringen.

In den letzten Jahren wird daher statt der „professionellen Distanz“ ein professioneller Umgang mit emotionalen Themen und Fragen der Beziehung zwischen Führungskräften, Kolleg*Innen und Teams immer wichtiger.

Ein Tool, das dazu dient, auch in Unternehmen immer wieder Raum für Beziehung und Emotion oder eventuelle Störungen zu schaffen, ist der sogenannte „Check-In“.

Bei Airlines gibt es das schon lange: Dort werden vor jedem Start und nach jeder Landung Check-Ins und De-Briefs durchgeführt, um eine gute Zusammenarbeit in neuen Teams zu gewährleisten.[1]

Wie läuft so ein Check-In ab?

Nachdem alle über den Zweck des Meetings informiert sind (Wozu kommen gerade wir, heute hier zusammen? Was soll sich aus dem Meeting ergeben?) und auch der Ablauf klar ist, ggf. sogar schon mit der Einladung versandt wurde, bekommt jedes Teammitglied kurz Zeit (ein paar Minuten, je nach Zeitkontingent), um die anderen über seine derzeitige Situation und die Dinge, die ihn oder sie gerade umtreiben zu informieren:

„Was sollten die anderen zu Beginn des Meetings über mich wissen? Mit welchen Gedanken bin ich zu Beginn des Meetings beschäftigt? Wie geht es mir gerade zu diesem Zeitpunkt?“[2]

Auf Zuhörerseite ist wichtig, wirklich empathisch zuzuhören, ohne zu reagieren, und ohne Kommentare abzugeben oder bereits auf Sachfragen einzugehen. So erhält jede*r die Aufmerksamkeit und den Raum, ggf. auch schwierige, wichtige Themen äußern zu können, die sonst womöglich nicht angesprochen werden. Hierbei ist eine vertrauensvolle Atmosphäre und die wohlwollende, aufmerksame Präsenz der anderen unabdingbar.

In online Check-Ins sorgt der/die Moderator*in dafür, dass ein Check-In auf der Agenda einen Platz findet und alle aufmerksam und im aktiven Zuhören ohne direkt zu reagieren dabei sind.

Wozu dient so ein Check-In noch?

In einer vertrauensvollen Umgebung ist es viel leichter auch mal einen Fehler zuzugeben, der ggf. ja auch andere betrifft. In der Folge eines Check-Ins kann man auch manch “blöden Kommentar”, eine kurz angebundene Mail oder einen gereizten Satz viel besser einordnen, ohne ihn gleich persönlich zu nehmen, Man weiß ja, dass die Kollegin eine stressige Woche hat. Oder dass der Kollege bei einem wichtigen Auftrag Unterstützung braucht, weil es ihm aus persönlichen Gründen gerade schwer fällt sich zu konzentrieren. Das Persönliche braucht auch im Beruflichen seinen Raum - sonst nimmt es sich den Raum an den ungünstigsten Stellen, nämlich immer dann, wenn es stressig wird und wir es nicht gebrauchen können.

Das gilt umso mehr, wenn wir remote zusammenarbeiten, und es keinen persönlichen 1:1 Kontakt gibt.

Es sollte klar geworden sein, was Check-Ins bewirken können. All das gilt in Krisenzeiten, in denen man immer wieder an seine Belastungsgrenzen kommt, natürlich umso mehr. Wenn existenzielle Fragen auftauchen und wir uns nicht mal mehr zwischendurch in der Kaffeeküche Luft verschaffen können, dann braucht es ohne Frage einen Raum, in dem wir mitbekommen, was unser Gegenüber gerade bewegt und umtreibt - wie auch gegenseitiges Verständnis und Nachsicht.

Wenn du es eilig hast, geh langsam.

Wenn du es noch eiliger hast, mach einen Umweg.

japanisches Sprichwort

In diesem Sinne: Viel Spaß und Geduld dabei, Euch selbst und gegenseitig noch besser kennen zu lernen, um Euch den digitalen Herausforderungen zu stellen. Möget Ihr eine ganz persönliche Meeting-Kultur entwickeln, die zu Euren Bedürfnissen als Menschen und als Unternehmen passt!

Alles Gute, bleibt gesund!

Euer V&T Team

[1] Weiteres zu Check-ins und De-Briefs bei Airlines findet Ihr bei Zoe Online, Zeitschrift für Unternehmensentwicklung und Change Management

[2] https://www.zoe-online.org/meldungen/ein-meeting-beginnen/


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