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WorldwideWorkshop: Acht 'Achtungs' für die Umsetzung

„Warte mal, WAS habt ihr da genau vor? Erzähl mal.“

„Ein Workshop. Nicht nur hier in Leipzig, in Plagwitz, im Laden – auf der ganzen Welt!
Wir wollen testen, ob und wie wir eine Problemstellung nicht nur mit einem Team hier, sondern mit Teams auf der ganzen Welt bearbeiten können. Da kommt doch bestimmt etwas anderes heraus
, wenn Ghanaer oder etwa Vietnamesen an einer Lösung arbeiten.“

 

„Na dann …“
[…]
Die Wochen vergehen und das Experiment nimmt seinen Lauf.
[…]
„… Und hat’s geklappt?“


Es hat geklappt.


Ein guter Monat ist mittlerweile vergangen und die Learnings sind verarbeitet. Es funktioniert, nicht ohne Hickups ganz klar, aber es funktioniert.
Ein Problem lösen, eine Idee entwickeln, einem Projekt Leben einhauchen – das, was bei uns jede Woche
ohnehin im Laden geschieht, macht global vor allem Sinn, wenn es darum geht, globale Probleme zu lösen. Soweit die Theorie, die Vision und der Wille. Dann galt es: machen. ‚Machen‘ in diesem Artikel also einmal heruntergebrochen auf die 8 ‚Achtungs – Schritte und Tipps – zur Umsetzung eines weltweiten Workshops.

 

1. Der frühe Vogel – immer wieder

Zu früh gibt es nicht. Wie so oft schon vorher, sollte das auch hier zutreffen. Wenn es darum geht ein Projekt mit Teilnehmern auf der ganzen Welt auf die Beine zu stellen, müssen ebendiese schon früh anfangen zu laufen.

 

2. Why How What

Mithilfe unseres Projektbriefings konnte zunächst einmal Ordnung in Sachen Erwartungen geschafft werden.

 

 

 

Dieses klärt Im Vorfeld eines Projektes Ausgangslage, Ziele, Hindernisse, … um ein klares Bild der Erwartungen und Zielstellungen zu gewinnen.

 

Was genau haben wir hier vor? 

Ein weltweiter Workshop, der mit Teilnahme verschiedener Länder ein globales Problem löst.

 

Warum wollen wir das? 

Wir wollen zukünftig enger mit internationalen Organisationen zusammenarbeiten und vor allem den Blick ‚ aus der Ferne‘, das heißt auch andere kulturelle Sicht- und Herangehensweisen, in unsere Arbeit integrieren und Projekte damit global langlebiger machen.

 

Mit wem? 

Wir brauchen Teams in mindestens 2 weiteren Ländern neben Deutschland, am besten am jeweils anderen Ende der Welt.

 

Was sind Gefahren und Einschränkungen?

Technische Hürden, Missverständnisse in der Kommunikation über die Distanz oder schlicht nicht erscheinende Teilnehmer – alles Gefahren, die auch bei einem üblichen Workshop zu bedenken sind, sich in diesem Fall aber verstärken.

 

 

3. Teilnehmer finden

Ca. 3 Monate vor dem Workshop-Termin war die wichtigste Aufgabe zunächst das Finden der Teams in den Partner-Ländern.

Entsprechend aktivierten wir unsere Kontakte, gründeten eine Facebook-Gruppe als Kommunikations-Plattform für alle Teilnehmer und erstellten erste Materialien, um das Projekt vorzustellen und schließlich von der Teilnahme zu überzeugen. Eventuell entstehende Teams in Ghana, Vietnam, Kanada, Australien, Kenia und Kasachstan konnten so angesprochen werden. Ziel war es neben dem Team in Deutschland, das sich aus dem immer neugierigen Unübliche-Verdächtige-Netzwerk formen sollte, mindestenszwei weitere Teams in anderen Ländern aufzustellen.

 

Zu der Vietnamesisch-Deutschen Universität unterhalten wir durch unsere Workshops im SEPT Studienprogramm an der Universität Leipzig bereits Kontakte und die MBA-Studenten, die in Vietnam zum großen Teil bereits Ihre eigenen Unternehmen führen, waren schnell überzeugt, sodass wir mit einigermaßen verlässlichen Teilnehmern für Team Vietnam in Ho-Chi-Minh-Stadt rechnen konnten.

 

In Kenia wurde uns das Amani Institute empfohlen und wir waren sehr froh ‚dort‘ nicht nur auf Gleichgesinnte mit großen Schnittmengen zu unserer Arbeit zu treffen, sondern diese auch gleich für das Projekt begeistern zu können und wertvollen Input zu erhalten.

 

Team Kanada zusammenzustellen, war weniger problematisch: Projektmanagerin Natalie hielt sich im Projektzeitraum in Kanada auf und konnte so vor Ort Teilnehmer finden und den dazugehörigen Workshop begleiten.
In den übrigen teilnehmenden Ländern, galt es Briefings und Vorbereitungen so detailliert zu gestalten, dass die Teilnehmer den Workshop schließlich ohne Moderator durchführen konnten. Videotelefonie und Chat boten zumindest eine Kontaktmöglichkeit bei akuten Fragen. Das dem Workshop als Basis dienende Open-Design-Game „Wish for the Future“ von Learn Do Share ist so ‚an-die-Hand-nehmend‘ konzipiert, dass die Anleitung durch einen Host nicht zwingend nötig ist, da die Teilnehmer ‚spielerisch‘ den Anweisungen der Karten folgen und so angeleitet und dennoch selbständig zu einem Ergebnis gelangen.

 

Während sich Team Ghana noch als teilnahmefreudig zeigte, mussten wir Kasachstan und Australien zunächst wieder von der WWW-Weltkarte streichen.
Am Workshop-Tag selbst dann meldete sich Team Ghana trotzdem ab, um alle Energie in ihr Young Innovators Bootcamp stecken zu können. Das Center for Social Innovations in Ghana unterstützt in verschiedenen Programmen Jugendliche bei der Realisierung ihrer Entwicklungspotentiale auf dem Feld der sozialen Innovation.

 

Am Workshop-Tag selbst also standen neben Deutschland Teams in Kanada, Vietnam und Kenia bereit. Das Abspringen des Teams in Ghana war eine gute Möglichkeit zu testen, wie im gesamten Rahmen mit kurzfristigen Änderungen umgegangen wird und zwang uns bereits in der Vorbereitung einen Backup-Plan zu erstellen, sodass der Workshop-Tag selbst möglichst reibungslos abläuft und das Ziel trotz spontaner Modifizierungen erreicht werden kann.

 

 

4. Zeitzonen planen – mit der Sonne ziehen

Weiterer essentieller Punkt in der Vorbereitung war die Planung der zeitlichen Abfolge des Workshops. Die vielen unterschiedlichen Zeitzonen sind nicht einfach unter einen Hut zu kriegen und es bedarf daher einer genauen Planung und entsprechender Abstimmung zur Verfügbarkeit der Teams.
Die im Grunde erste, logische Erkenntnis für die beste Zeitzonen-Kombination: mit der Sonne ziehen. So lang die Gesamt-Workshop Dauer inklusive aller Stationen nicht länger als 12 Stunden vorsieht, macht es immer Sinn in der östlichsten Zeitzone (von Deutschland aus betrachtet) zu starten und sich dann gen Westen zu arbeiten.


Die Zeitzonen-Puzzle-Arbeit gestaltete sich einfacher, sobald wir eine Übersicht aller Uhrzeiten in Abhängigkeit der Zeit in Deutschland erstellt hatten. Damit ließen sich Blackout-Zeiten, also etwa Nachtzeiten, identifizieren und nach dem Ausschluss-Prinzip ein Plan erstellen. Denkbar und möglich wäre natürlich auch im Westen zu einer Nachmittags- oder Abendzeit zu starten und dann nach Fernost zu springen, wo dann bereits Morgen ist.

 

 

 

 

5. Materialien versenden

Das Spiel „Wish for the future“, das uns als Grundlage diente, arbeitet mit Spielkarte, die wir natürlich gern auch in die Teilnehmerländer geschickt hätten. Haben wir auch – nur angekommen sind sie nicht 
Der einfache Versand mit der kanadischen Post war im Gegensatz zu Kurierdiensten, wie UPS oder Fedex (Achtung: ein Brief mit max. 500g schon 160 Dollar), zwar sehr bezahlbar, aber eben auch nicht zuverlässig. Zwangsweise also sendeten wir den Teams schließlich PDF-Dateien zum Ausdrucken einige Tage vor dem Workshop. Bei Versendungen in ‚exotische‘ Länder wie Kenia oder Vietnam also lohnt es sich gleich mit einem E-Mail-Versand zu planen oder die Materialherstellung (Ausdruck, Schnitt, evt. Laminieren) an einen lokalen Dienstleister abzugeben.

 

6. Kommunizieren

Als ‚Hof‘-Videotelefonie-Anbieter und Chat-Dienst hatten wir den Anbieter zoom.us aus erkoren, dessen Service bis zu einer Zahl von 25 Teilnehmern und max. 40 Minuten Telefonie am Stück das Kommunizieren mit Sprache und Video kostenlos ermöglicht. Als ständiges und schließlich auch notwendiges Backup nutzten wir Skype.
Es ist dringend notwendig mit pro Team mindestens einem Teilnehmer diese Dienste vorab live zu testen – am besten auch im am Workshop-Tag zur Anwendung kommenden WLAN-Netzwerke, um eventuelle zu schwache Verbindungen zu testen und zu ersetzen.
Trotz zweier Chat- und Videotelefonie-Möglichkeiten war die Verbindung oft nicht stabil oder gar nicht erst herstellbar. Zusätzliche Internetsticks und weitere Videotelefonie-Anbieter, wie WebEx oder GoToMeeting sollten als Backups in Betracht gezogen werden.

 

7. Ein kühler Kopf

Bei der Durchführung gibt es einen essentiellen Kniff: Ruhig Blut kühlen und einen bewahrten Kopf behalten 
Im Ernst: am Workshop-Tag heißt es schlicht offen bleiben, für alles, was passiert und nicht passiert. Wie genau der erste Workshop inhaltlich ablief, ist WorldWideWorkshop: Ergebnisse zu lesen.

 

8. Eindrücke und Ahas sichern

Besonders wichtig nach diesem ersten WWW WorldWideWorkshop war zunächst die möglichst schnelle Auswertung der Erfahrungen & Erkenntnisse, um keinen Eindruck und Aha-Moment ‚versickern‘ zu lassen und vor allem das Feedback der Teilnehmer, um schließlich weitere Verbesserungen für zukünftige Workshops auf den Plan zu setzen.
In solchen Fällen bietet sich eine Best-Practice-Übersicht an, um für kommende Workshops eine Art Leitfaden zu haben und eine Entscheidungsgrundlage für oder gegen Dienstleister zu haben.

 

 

 

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